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6 comandi per ordinare un database Excel ed esportarlo correttamente

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11 Gennaio 2018

Se Excel fa da padrone nei database di un’impresa (profit e non), prima o poi capita una cosa: il disordine. Non che il software in se sia disordinato: il problema è che non impone criteri di ordine all’utente. Quindi capita che chi per primo costruisce il database non ha lo stesso criterio di chi lo utilizza in un secondo momento. Oppure che più file Excel vengano fusi assieme, ciascuno con le sue caratteristiche.

Quando succede questo iniziano gli errori, le incoerenze e i guai! Se, per esempio, occorre usare i dati per le comunicazioni, avere incoerenze significa scrivere lettere imbarazzanti, indirizzate alla “Sig.ra Mario” o al “Sig. ANTONIO” tutto maiuscolo. Oppure con gli indirizzi sbagliati!

Non esiste un metodo universale per ordinare un database Excel, semplicemente perché ogni database è fatto a modo suo. Ci sono però dati che sono ricorrenti nei database e che hanno dei problemi tipici.

Ecco alcuni trucchetti Excel che risolvono un gran numero di questi problemi.

1. Come: utilizzare valori e non formule

È meglio portarsi in giro i numeri piuttosto che le formule. Basta selezionare i valori che interessano, copiarli con Ctrl + C e poi reincollarli, anche nella stessa posizione, premendo il tasto destro e incolla: Valori, il tasto evidenziato in figura.

Tieni presente che, in questo modo, le formule vengono perse! Se ti interessa salvarle, copia i dati in una posizione differente dalla prima.

2. Come: unire due caselle di testo

Caso: Unire prefisso e numero telefonico

Usando il comando =CONCATENA si possono legare fra di loro due stringhe (cioè sequenze di caratteri). Selezionando ciò che si vuole unire e separando ciascun valore dagli altri, come mostrato in figura, si possono unire fra di loro caselle diverse.

Successivamente, per evitare di copiare formule, conviene sempre eseguire l’operazione di cui al punto 1.

3. Come: aggiungere un testo su più caselle

Caso: costruire un indirizzo completo

Lo stesso comando =CONCATENA di cui sopra, consente anche di aggiungere stringhe di caratteri specifiche, quando vengono messe fra virgolette (per esempio “Via”). Come si vede in figura, si possono unire i contenuti delle caselle a testi aggiunti in seguito.

Tieni conto che anche lo spazio è parte delle stringe. Se devi aggiungere uno spazio fra due parole dovrai inserire la stringa “ ” (uno spazio fra virgolette).

4. Come: separare una casella di testo in più parole

Caso: separare il nome dal cognome

Occorre creare due comandi che impongano: Primo estrai tutta la stringa di caratteri fino al primo spazio (“ ”) della casella.Cioè estrai il nome. Poi estrai tutta la stringa di caratteri che segue il primo spazio (“ ”) della casella. Cioè estrai il cognome. Non funziona per i nomi doppi come Carlo Alberto di Savoia, ma risolve un gran numero di caselle!

Le due formule sono:
=STRINGA.ESTRAI(A1;1;RICERCA(” “;A1;1) – 1) per il nome e
=STRINGA.ESTRAI(A1;RICERCA(” “;A1;1) + 1;LUNGHEZZA(A1)) per il cognome, dove A1 è una casella a piacere.

Per chi volesse imparare i comandi coinvolti sono: =STRINGA.ESTRAI(testo;inizio;numero di caratteri) che consente di inserire in una casella soltanto una stringa specifica estratta da un’altra casella. Per esempio:

=RICERCA(stringa da cercare; testo in cui cercare; [inizio]) che restituisce la posizione di una stringa dentro una casella. Nella nostra formula cerchiamo e usiamo lo spazio (“ ”) come riferimento: =RICERCA(“ ”; D3;1) aggiungendo un +1, come da formula sottostante, in modo da prendere la stringa dopo lo spazio.

L’ultimo comando coinvolto è =LUNGHEZZA che restituisce il valore della lunghezza in caratteri di una stringa. Questo comando serve a prendere la stringa interessata nella sua interezza. Per cui dicendo:
=STRINGA.ESTRAI(A1;RICERCA(” “;A1;1) + 1;LUNGHEZZA(A1))
sto dicendo: “Prendi il testo della casella A1, a partire dalla posizione successiva al primo spazio, fino alla fine della casella A1”.

5. Come: scrivere tutti i nomi con l’iniziale maiuscola

Questa funzione è abbastanza semplice: =MAIUSC.INIZ restituisce il contenuto di una casella con le iniziali maiuscole e il resto della parola minuscola. Quindi niente più errori imbarazzanti come le email scritte con i nomi tutti minuscoli o tutti maiuscoli.

6. Come: uniformare le date

Tendenzialmente, qualsiasi formato di data può essere uniformato modificando il formato di cella in Data. Solitamente quando si scrive una data il formato appare come “Personalizzato”, ma cambiandolo le date diventano tutte uguali.